Nach der Gründung einer GmbH schreiben acht Stellen mit echter Rechtsgrundlage: Registergericht, Finanzamt, Gewerbeamt, IHK, Berufsgenossenschaft, Transparenzregister, Beitragsservice und später das Unternehmensregister. Zusammen kosten ihre Gebühren eine kleine GmbH in Berlin bis zur ersten Offenlegung rund 345 Euro. Dazwischen liegen Angebotsschreiben privater Verzeichnisse, die wie Rechnungen aussehen und schon für einen einzigen Eintrag mehr verlangen können als alle Pflichtgebühren zusammen.
Stand: 25. September 2026. Keine Rechtsberatung, der Hinweis dazu steht am Ende.
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Post nach der Firmengründung: Warum der Briefkasten plötzlich voll ist
Die Flut hat eine einfache Ursache: Jede Gründung erzeugt öffentliche Daten. Das Handelsregister ist für jeden kostenlos abrufbar, und das Gewerbeamt ist nach § 14 Abs. 8 der Gewerbeordnung verpflichtet, die Daten aus der Gewerbeanzeige regelmäßig weiterzugeben, unter anderem an die Industrie- und Handelskammer und über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung an die zuständige Berufsgenossenschaft. Wer gerade gegründet hat, bekommt deshalb innerhalb weniger Wochen Post von Stellen, bei denen er sich nie selbst gemeldet hat.
Genau diese Lage nutzen private Anbieter. Sie lesen dieselben Registerdaten und schicken Schreiben, die Aktenzeichen, Registernummer und Überweisungsträger enthalten. Wer nicht weiß, welche Behörde tatsächlich schreibt, kann echte und unechte Post kaum unterscheiden. Wer mehrere Gesellschaften führt, wie ich es in Wie ich mehrere Firmen parallel baue beschrieben habe, bekommt diese Welle bei jeder Gründung aufs Neue.
Welche Post nach der Firmengründung echte Pflichten auslöst
Echt ist ein Schreiben, wenn es sich auf ein Gesetz stützt, das eine Frist oder eine Gebühr festlegt. Für eine GmbH sind das acht Stationen, die meisten davon im ersten Jahr:
- Gewerbeamt: Die Gewerbeanzeige ist nach § 14 Abs. 1 GewO „gleichzeitig“ mit dem Beginn fällig. In Berlin kostet sie online 15 Euro, am Schalter für eine juristische Person 31 Euro.
- Berufsgenossenschaft: Die Anmeldung muss nach § 192 Abs. 1 SGB VII binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens erfolgen. Der Beitrag richtet sich nach § 153 SGB VII nach den Arbeitsentgelten und der Gefahrklasse.
- Finanzamt: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geht nach § 138 Abs. 1b AO elektronisch über ELSTER, und zwar nach Abs. 4 innerhalb eines Monats. Danach kommt die Steuernummer.
- Registergericht: Nach der Eintragung folgt die Kostenrechnung, für eine GmbH oder UG 225 Euro.
- Transparenzregister: Die wirtschaftlich Berechtigten sind nach § 20 Abs. 1 GwG „unverzüglich“ zu melden, danach kommt jedes Jahr ein Gebührenbescheid.
- IHK: Mitglied ist nach § 2 IHKG jeder Gewerbebetrieb mit Betriebsstätte im Bezirk, die Kammer verschickt den Beitragsbescheid.
- Beitragsservice: Für eine Betriebsstätte fällt nach § 5 des Rundfunkbeitragsstaatsvertrags ein eigener Beitrag an.
- Unternehmensregister: Der Jahresabschluss ist nach § 325 Abs. 1a HGB spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag offenzulegen.
Zwei Punkte werden oft falsch eingeschätzt. Die IHK-Beitragsfreistellung für Existenzgründer nach § 3 Abs. 3 IHKG gilt nur für natürliche Personen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Eine GmbH zahlt vom ersten Jahr an. Und für den Rundfunkbeitrag gilt: Ein Büro in der eigenen, bereits angemeldeten Wohnung löst keinen zweiten Beitrag aus.
Rechnung nach der Handelsregistereintragung: echt oder Angebot?
Die einzige echte Rechnung zur Eintragung kommt von der Justiz, und ihre Höhe steht in der Handelsregistergebührenverordnung: 225 Euro für eine GmbH oder UG nach Nummer 2100, 360 Euro bei einer Sacheinlage, 105 Euro für einen Einzelkaufmann. Daneben rechnet nur der Notar ab, der die Anmeldung eingereicht hat. Alles andere mit dem Wort Handelsregister im Briefkopf ist entweder ein Angebot oder eine Fälschung.
Die Landesjustizverwaltungen und das Bundesjustizministerium warnen auf dem Justizportal des Bundes und der Länder ausdrücklich vor Angeboten, Zahlungsaufforderungen und Rechnungen, die nicht von Justizbehörden stammen, teils mit behördenähnlicher Gestaltung. Solche Schreiben entfalten danach für sich allein keinerlei Rechtswirkung. Mehrere Amtsgerichte in Nordrhein-Westfalen nennen konkrete Merkmale: Absender wie „Handels- und Gewerberegister“ oder „RegisterPortal“, ein Bundesadler statt des Landeswappens, Links auf Seiten, deren Adresse nur knapp von handelsregister.de abweicht. Echte Registergebühren gehen dort ausschließlich auf Konten der Zentralen Zahlstelle Justiz bei der Deutschen Bundesbank.
Die sicherste Prüfung dauert eine Minute: Aktenzeichen und Betrag mit dem Schreiben vergleichen, das vom eigenen Registergericht oder über den Notar gekommen ist. Passt beides nicht zusammen, wird nicht gezahlt.
Transparenzregister-Gebühr: Warum der Bescheid über 19,80 Euro echt ist
Ausgerechnet der Gebührenbescheid, der am ehesten nach einem privaten Anbieter aussieht, ist echt. Das Transparenzregister wird von der Bundesanzeiger Verlag GmbH geführt, einem privaten Unternehmen, das der Bund als registerführende Stelle beliehen hat. Die Jahresgebühr beträgt nach Nummer 1 der Transparenzregistergebührenverordnung seit dem Gebührenjahr 2024 genau 19,80 Euro, davor waren es 20,80 Euro.
Auch die Meldung selbst ist Pflicht. Der aktuelle § 20 GwG kennt keine Regel mehr, nach der der Eintrag im Handelsregister die Meldung ersetzt. Wer gründet, meldet die wirtschaftlich Berechtigten also selbst. Unecht sind hier Schreiben, die für die Meldung einen „Service“ zu einem Vielfachen der Gebühr anbieten. Die Meldung im Portal kostet nichts extra.
Post nach der Firmengründung im Überblick: echt oder Angebot
Wer schreibt, auf welcher Grundlage und woran man den Brief erkennt, mit den gesetzlichen Gebühren, Stand 2026:
| Absender | Rechtsgrundlage | Typischer Betrag | Echt oder Angebot | Woran man es erkennt |
|---|---|---|---|---|
| Registergericht, Justizkasse | HRegGebV Nr. 2100 | 225 Euro (GmbH, UG) | Echt | Aktenzeichen des eigenen Gerichts, Landeswappen, Konto der Justiz |
| Finanzamt | § 138 AO | Keine Gebühr | Echt | Steuernummer, Bescheide auch über ELSTER |
| Gewerbeamt | § 14 GewO | Berlin: 15 Euro online, 31 Euro am Schalter | Echt | Gebührenbescheid der Gemeinde |
| IHK | §§ 2, 3 IHKG | Berlin: Grundbeitrag 64 Euro plus 0,17 Prozent Umlage | Echt | Beitragsbescheid der Kammer, die zuständige IHK steht im Briefkopf |
| Berufsgenossenschaft | §§ 150, 192 SGB VII | Nach Lohnsumme und Gefahrklasse | Echt | Zuständigkeitsbescheid, danach Beitragsbescheid |
| Beitragsservice | § 5 RBStV | 6,12 Euro im Monat (bis 8 Beschäftigte) | Echt | Beitragsnummer, entfällt fürs Büro in der angemeldeten Wohnung |
| Transparenzregister (Bundesanzeiger Verlag) | § 24 GwG, TrGebV Nr. 1 | 19,80 Euro im Jahr | Echt | Gebührenbescheid über genau diesen Betrag |
| Unternehmensregister (Bundesanzeiger Verlag) | § 325 HGB, JVKostG Nr. 1410, 1420 | 21,50 Euro (Kleinstkapitalgesellschaft) | Echt | Erst nach der eigenen Einreichung |
| Private Verzeichnisse | Keine | Im BGH-Fall VII ZR 262/11: 650 Euro netto im Jahr | Angebot | „Offerte“ im Kleingedruckten, keine Norm genannt |
| Gefälschte „Amtsgerichte“ oder Zahlstellen | Keine | Beliebig | Fälschung | Bundesadler, Absender und Zahlungsempfänger passen nicht zusammen |
Was das in Summe bedeutet, zeigt eine Rechnung für eine Kleinst-GmbH in Berlin mit Büro in der Wohnung, von der Gewerbeanzeige bis zur ersten Offenlegung:
| Posten | Grundlage | Betrag |
|---|---|---|
| Gewerbeanzeige online | Gebührenordnung Berlin | 15,00 Euro |
| Eintragung ins Handelsregister | HRegGebV Nr. 2100 | 225,00 Euro |
| Transparenzregister, erstes Gebührenjahr | TrGebV Nr. 1 | 19,80 Euro |
| IHK-Grundbeitrag | IHK Berlin | 64,00 Euro |
| Offenlegung: Einstellung plus Jahresgebühr | JVKostG Nr. 1420 und 1410 | 21,50 Euro |
| Summe | 345,30 Euro |
Mit eigenem Büro außerhalb der Wohnung kommen zwölf Monate Rundfunkbeitrag zu 6,12 Euro hinzu, also 73,44 Euro, zusammen 418,74 Euro. Nicht enthalten sind der Notar, der Beitrag der Berufsgenossenschaft und die IHK-Umlage, die vom Gewerbeertrag abhängt. Der Vergleich ist trotzdem deutlich: Der Verzeichniseintrag aus dem BGH-Fall VII ZR 262/11 kostete mit 650 Euro netto im Jahr fast doppelt so viel wie alle gesetzlichen Gebühren dieser Rechnung.
Was das Gesetz zu Angebotsschreiben sagt, die wie Rechnungen aussehen
Die Rechtsprechung ist seit zwei Jahrzehnten eindeutig, auf drei Ebenen. Wettbewerbsrechtlich hat der Bundesgerichtshof am 30. Juni 2011 (I ZR 157/10) entschieden, dass ein Formular, das den Eindruck erweckt, es gehe nur um die Korrektur bestehender Daten, gegen das Irreführungsverbot des § 5 UWG verstößt. Vertragsrechtlich urteilte er am 26. Juli 2012 (VII ZR 262/11): Eine Entgeltklausel, die so unauffällig im Formular steht, dass niemand sie dort vermutet, wird nach § 305c Abs. 1 BGB gar nicht Vertragsbestandteil.
Strafrechtlich wird es ernst, wenn die Gestaltung die Täuschung bezweckt. Schon 2001 (4 StR 439/00) nannte der BGH typische Rechnungsmerkmale wie eine hervorgehobene Zahlungsfrist und einen ausgefüllten Überweisungsträger. Am 28. Mai 2014 bestätigte er in 2 StR 437/13 für Angebotsschreiben, die nach Handelsregistereintragungen verschickt wurden, eine Täuschung nach § 263 StGB, obwohl ein Hinweis auf den Angebotscharakter im Kleingedruckten stand. Dass man den Trick bei sorgfältiger Prüfung hätte erkennen können, ändert daran nach dem Urteil nichts.
Angebotsschreiben schon bezahlt: Anfechtung, Widerspruch, Rückforderung
Wer nur einen Brief bekommen und nicht reagiert hat, muss nichts tun. Ohne Unterschrift gibt es keinen Vertrag, das Schreiben ist Werbung.
Wer unterschrieben oder bezahlt hat, hat drei Hebel. Erstens schriftlich widersprechen und die Erklärung wegen arglistiger Täuschung nach § 123 BGB anfechten. Die Frist dafür beträgt nach § 124 BGB ein Jahr ab dem Moment, in dem man die Täuschung entdeckt. Zweitens bereits gezahltes Geld nach § 812 BGB zurückfordern. Drittens bei einer frischen Überweisung sofort die eigene Bank fragen, ob sich die Zahlung noch zurückholen lässt. Die IHK prüft solche Schreiben für ihre Mitglieder und arbeitet mit dem Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität zusammen. Es lohnt sich, den Brief dorthin weiterzuleiten, auch wenn kein Geld geflossen ist.
Wie ich die Post nach der Gründung sortiere
Ich lasse die Post meiner Gesellschaften scannen. Der Scan ändert an der Prüfung nichts, er macht sie nur schneller, weil jedes Schreiben als Datei neben dem Aktenzeichen liegt, das schon im Vorgang steckt. Meine Regel: Ich bezahle keine Rechnung, deren Rechtsgrundlage ich nicht in einem Satz nennen kann. Die acht echten Absender oben kenne ich, alles andere geht zuerst in die Prüfung.
Zwei Dinge helfen zusätzlich. Die echte Gebühr steht fast immer als exakter Betrag in einer Verordnung, private Angebote haben runde oder auffallend hohe Summen. Und echte Behörden nennen die Norm, auf die sie sich stützen. Wer dazu eine Holding-GmbH gründet, bekommt die ganze Welle zweimal, einmal für jede Gesellschaft. Und wer ab 2027 Rechnungen strukturiert empfängt, sollte die E-Rechnungspflicht im Blick haben: Ein Papierschreiben, das eine Leistung abrechnen will, fällt dann noch deutlicher aus dem Rahmen. Mehr zu Kosten und Struktur für Unternehmer steht unter Krypto und Finanzen.
Häufige Fragen
Ist die Rechnung nach der Handelsregistereintragung echt?
Echt ist nur die Kostenrechnung der Justiz über die Gebühr nach der Handelsregistergebührenverordnung, für eine GmbH oder UG 225 Euro. Sie trägt das Aktenzeichen des eigenen Registergerichts. Schreiben von „Registern“ oder „Zentralen“ mit anderen Beträgen sind Angebote oder Fälschungen.
Muss ich die Transparenzregister-Gebühr bezahlen?
Ja. Die Jahresgebühr von 19,80 Euro erhebt die Bundesanzeiger Verlag GmbH als beliehene registerführende Stelle nach § 24 GwG und der Transparenzregistergebührenverordnung. Befreit sind nur steuerbegünstigte Vereinigungen.
Muss eine neue GmbH IHK-Beitrag zahlen?
Ja. Die Beitragsfreistellung für Existenzgründer nach § 3 Abs. 3 IHKG gilt nur für natürliche Personen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Bei der IHK Berlin zahlt jedes eingetragene Unternehmen mindestens den Grundbeitrag von 64 Euro.
Was tun, wenn ich ein Angebotsschreiben schon bezahlt habe?
Schriftlich die Anfechtung wegen arglistiger Täuschung nach § 123 BGB erklären, das Geld nach § 812 BGB zurückfordern und die Bank fragen, ob die Überweisung noch zurückgeholt werden kann. Die Anfechtungsfrist beträgt ein Jahr ab Entdeckung der Täuschung.
Brauche ich als GmbH im Homeoffice einen eigenen Rundfunkbeitrag?
Nein, wenn das Büro in der eigenen Wohnung liegt und diese bereits beim Beitragsservice angemeldet ist. Für eine räumlich getrennte Betriebsstätte fallen bei bis zu acht Beschäftigten 6,12 Euro im Monat an.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt die Rechtslage in Deutschland mit Stand 25. September 2026 am Beispiel einer GmbH. Beträge der Gemeinden, Kammern und Berufsgenossenschaften unterscheiden sich je nach Ort und Branche, die Berliner Werte sind ein Beispiel. Wer ein Schreiben nicht zuordnen kann, fragt die eigene IHK oder das Registergericht, bevor er zahlt.
Herzlich,
Euer Dennis Weidner
Hinweis: Beim Schreiben dieses Beitrags haben mich KI-Werkzeuge unterstützt, einzelne Bilder sind mit KI bearbeitet. Für Inhalt und Aussagen stehe ich mit meinem Namen.
